公务文书（以下简称公文），是管理过程中形成的具有法定效力的规范体式文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具（引自2001年《国家行政机关公文处理办法》）。为使我院行政管理和教务工作更加规范、高效、务实、有序的进行，特制定本细则。

一、公务文书的制发

（一）公文的制发者必须是法定组织、部门及其负责人

公务文书的制发者只能是依法存在的组织和部门。特定情况下领导人也可以以个人名义制发公文，那是代表学院行文，仍是公文，不是私文。除法定制作者外，任何单位和个人都无权伪冒组织的名义擅自发公文，对于伪造公文的人是依法治罪的。

（二）公文必须是在管理过程中形成并使用的

管理涉及的范围很广，凡是处理公共事物的，（如教学、总务、学生等）都属于管理活动。公文只有在管理活动中才能产生并使用，没有管理活动，也就不会产生和使用公文。也只有在管理活动中形成并使用的公文，公文才具有法定效力。

（三）公文必须是按照统一的体式（格式），经过一定的处理程序制成的信息载体

公文的格式必须统一，任何处室和部门都必须执行标准的公文格式。如果一份公文格式不全，或格式不规范，就会影响公文的执行效力，甚至根本就没有效力。公文的制发还必须经过一定的处理程序，各个程序之间的先后顺序是固定的，不能颠倒或错乱。

随着科学技术的发展，公文的信息载体已由纸介质向电子介质过度，即我们事先说的“无纸化办公”。但无论载体如何变化，都要遵循规范的处理程序和统一的体式。

（四）公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具

公文是学院对外表达意图的一种重要工具，也是从外界获取有关信息的一种手段。公文是学院工作质量和效率的反映，也是一个单位的门面和外界形象。但公文只是处理公务的一种工具，而不是唯一的工具。除此外，还可以通过电话联系、开会讨论、当面接洽、现场办公等多种形式处理公务。

日常事务公文，是指我院为处理日常事务使用的法定公文以外的其他文件。主要有：邀请信、贺信、请柬、传真、备忘录、计划、总结、会议记录、意向书、教学大纲、招生简章、广告宣传、述（叙）职报告、简报、协议（合同）、可行性研究报告等等。

二、公文的制定程序

（一）拟稿

把领导人或单位（部门）的发文意图条理化，这是发文处理的关键环节之一。

（二）审核

由办公室或单位领导人对拟好的文稿进行核查、核对、修改、为签发做好准备。

（三）签发

由单位领导人签写发文具体意见，签发人对文稿的内容和行政效力负责。

（四）复核

公文正式印制前，办公室应当进行复核。重点是看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

（五）发文注册

为颁发文件注册（即发文登记），编注发文字号，确定印制数量、发送范围等（机密文件还要确定公文份数序号）

（六）缮印

根据公文格式或标准，缮写或打印签发的文稿，并有拟稿人或文秘人员再次负责校对。

（七）用印

由掌管印章的部门或秘书对以缮印好的公文盖印或现场监印。

（八）发文登记

由文秘部门将待发公文登记造册，以备存查。

（九）分发

由办公室或秘书将已用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电子邮件、专人递送）传递给收文部门或个人。

常用公务公文的制发程序，没有公文那么要求严格、缜密。但作为处理公务的一种文具，也应有草拟、审核、定稿、公布等等制发程序。

三、公文的格式

公文区别于其他文体的特点之一，就是有严格的格式要求，任何部门和个人都不能标新立异。

（一）公文用纸采用A4型

公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm（不含页码）

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm（不含页码）

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

2、公文印装要规范

公文排版正文用3号仿宋字，每面排22行，每行28个字。

公文文字从左至右横写、横排。

公文应从左侧装订，不掉页。

（二）公文眉首格式

公文眉首，又叫文头。按规定由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程序、发文序号、签发人、红色反线等要素组成。

1、机关构识（公文版头）

发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列。发文机关标识推荐使用小标宋体字。联合行文时应使主办机构名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

2、发文字号

发文字号应当包括机构代称、年份、序号。用3号仿宋字居中排布；年份序号用阿拉伯数码标识；年份用全称，序号不编虚伪，如“第”字。

发文序号的书写位置，按照规定，有两种标注样式：

（1）、在发文机构标识正下方空两行文字，用3号仿宋字居中排列。

（2）、发文号与签发人左右对称。

3、签发人

上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

发文序号左空1字，签发人姓名局右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

为了表明对公文内容附注，防止弄虚作假，便于查明责任，凡上行文都应注明签发人，以示负责。平行文、下行文可以不注明签发人。

（三）公文主体格式

公文主体格式包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等。

1、公文标题

位于红色反线下空两行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布；回行时做到词义完整、排列对称、间距恰当。

完整的标题包括发文机构名称，公文事由和文种三部门。

2、主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。所有上行文都必须有主送机关，上行文的主送机关一般只能有一个，这样便于公文的办理。主送上级领导机关的请示、报告，需要另一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的需要主送其中一个，另一个可以在文尾版处“抄送”。必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。受双重领导的单位向上级机关的请示，应根据内容，一般主送其中负责答复问题的上级机关，另一个在文尾“抄送”。

下行文的主送机构有两种情况：

一是针对性强的下行文，都应当有主送机构。批复、指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机构可以是一个，也可以是多个或所有的下属单位。如果下行文的主送机构是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机构。

二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机构。如公告、通告等须公开张贴的公文，以及起笔即列章、列条的公文，如章程、条例等，可以省去主送机关。

平行文一般都有主送机关。主送机关可以是一个，也可以是多个。

3、公文的主体（正文）格式

公文正文位于主送机构名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

除综合性内容的公文文体外，一般公文要求一事一议，以便于分送和处理。

取消执行多年的“此页无正文”格式。

4、附件及附件说明

附件是指那些用来说明、补充、佐证、正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。附件说明，是指用于说明公文正件可附材料的名称及件数的专用格式。

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下一行左空2字，用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如附件：1×××××）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

5、印章（发文机关全称）

①印章的作用

印章的作用有三点：一是证实公文的效力；二是证实公文的信用；三是表示对公文的负责。

②盖印的位置和规范

制发的公文在落款处署发文机关全称，标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应在距正文2mm－4mm，端正、居中、下压成文时间。

印章与成文时间要相互协调。当印章下弧无文字时，采用下套方式，既仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧文件时，采用中套方式，既印章中心线压在成文时间上。

6、成文日期

成文时间以负责人签发的日期为准。

成文日期用汉字将年月日标全，“零”写成“0”。

①确定成文日期的原则

A、需要的命令、决定、通告、通知等，以领导人签发日期为准；

B、两个以上机关自主发文，以最后签发的日期为准；

C、会议通过的公文，已通过的日期为准；

D、一般性的公文，以实际印发日期为准。

②成文日期的书写位置

A、文尾标注。公文大都采用文尾标注的方法；

B、题下标注。如章程，条例等。

7、版记（文尾）格式

①抄送部门名称或领导名称；印刷机构名称、份数、印刷日期等。